政府采購評審專家：如何編一本好標(biāo)書來“征服”評委？

    供應(yīng)商如何編制一份好的標(biāo)書來“征服”評委？政府采購評審專家王軍律師首創(chuàng)的“評審表響應(yīng)法”，對投標(biāo)文件編制中的關(guān)鍵內(nèi)容進行了精當(dāng)總結(jié)。具體為：把招標(biāo)文件中的評審表作為組織整個標(biāo)書材料的綱領(lǐng)，按照評審表對各項得分所設(shè)置的權(quán)重比例來組織響應(yīng)材料、按照得分點對每一項招標(biāo)要求做出充分的實質(zhì)響應(yīng)，并把響應(yīng)要素簡明、有序地匯集在《響應(yīng)要素一覽表》里，以此來征服評委，提高投標(biāo)命中率。

　　隨著政府采購覆蓋范圍越來越廣，政府采購市場的規(guī)模也越來越大。任何品牌的供應(yīng)商如果想在同行業(yè)中成為佼佼者，都不應(yīng)對這塊大蛋糕等閑視之。但另一方面，雖然政府采購這塊大蛋糕異常誘人，但政府采購嚴格的采購流程和激烈競爭，也讓很多供應(yīng)商在政采市場上難以如愿。

　　每個政府采購項目只有一個贏家，市場競爭就是這么無情。作為政府采購的評審專家，筆者在評審中無數(shù)次看到很多有實力的供應(yīng)商因為其標(biāo)書制作的經(jīng)驗不足而敗下陣來，為投標(biāo)而付出的心血也付之東流。

　　每當(dāng)看到這種情景，筆者都為這些供應(yīng)商感到惋惜。如何制作好標(biāo)書、提高投標(biāo)的中標(biāo)率，就成為參與政府采購活動的供應(yīng)商普遍關(guān)注的重要問題。事實上，標(biāo)書的編制并非那么困難，如果能夠把握一些制作標(biāo)書的“竅門”，很多有實力的供應(yīng)商就可以成為競標(biāo)的贏家。

　　在給某企業(yè)培訓(xùn)會做講座時，一位供應(yīng)商代表感慨地向筆者提問：“應(yīng)該如何做一份好的標(biāo)書來征服評委？”雖然這個問題顯得過于龐大，但卻是抓住根本要害的好問題。

　　供應(yīng)商臺前幕后的一切努力，最終只能通過標(biāo)書傳達給評委，而評委要靠自己的判斷打出分數(shù)。因此，“標(biāo)書”、“征服評委”就成為整個投標(biāo)工作不折不扣的關(guān)鍵詞。如何以標(biāo)書征服評委是涉及方方面面的大問題，當(dāng)然不可能簡單幾句話予以概括。但結(jié)合多年的評標(biāo)經(jīng)驗，筆者認為其中仍有“秘訣”可循。

　 　在多年評標(biāo)的經(jīng)驗基礎(chǔ)上，筆者總結(jié)出一套以標(biāo)書征服評委的投標(biāo)方法——“以評審表為核心的標(biāo)書響應(yīng)法”，簡稱“評審表響應(yīng)法”，以協(xié)助供應(yīng)商提高中標(biāo)率。

　　 評審表是招標(biāo)文件中的重要構(gòu)成部分， 通常分為《商務(wù)評審表》和《技術(shù)評審表》，是具體反映、落實評審標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵文件。其重要性在于《評審表》把抽象的、原則化的評審標(biāo)準(zhǔn)具體落實為“評審對象”（或稱評審要素、評審項目）、“權(quán)重”、“評分范圍”“得分條件”等具體的項目，使評審成為可比較的、可操作的量化過程。招標(biāo)文件的所有要求，除資格性和符合性審查這兩項前提審查之外，最終都要通過評審表來具體體現(xiàn)。因此，評審表是整個招標(biāo)文件中的靈魂之所在，供應(yīng)商要想成功中標(biāo)，盡力吃透《評審表》就成為中標(biāo)的不二法門。

　　所謂“評審表響應(yīng)法”，就是把招標(biāo)文件中的評審表（含評分細則）作為組織整個標(biāo)書材料的綱領(lǐng)，按照評審表對各項得分所設(shè)置的權(quán)重比例來組織響應(yīng)材料、按照得分點對每一項招標(biāo)要求做出充分的實質(zhì)響應(yīng)，并把響應(yīng)要素簡明、有序地匯集在一起，以此來征服評委的投標(biāo)工作方法。為了更好地幫助供應(yīng)商理解、運用這套投標(biāo)工作方法，筆者與各位讀者分享以下幾個要點。

　  “評審表響應(yīng)法”最終體現(xiàn)在標(biāo)書文本的制作上，但是，“評審表響應(yīng)法”又不僅僅是標(biāo)書文本的制作技巧，而是一套有效投標(biāo)的思維機制、工作準(zhǔn)則、組織綱要和實施要領(lǐng)，是投標(biāo)工作的總原則。如果僅僅將“評審表響應(yīng)法”看作是標(biāo)書制作的文本技巧，那就等于將是否中標(biāo)的大事推到了秘書或文案人員的身上，其結(jié)果就可想而知了。相反，只有領(lǐng)悟到這是投標(biāo)工作的總原則，并以此來組織整個投標(biāo)工作，才能做到投標(biāo)工作組織上下一心、投標(biāo)文件編制前后貫通，最終提高中標(biāo)率。

    2.按評分權(quán)重編制“瘦身”標(biāo)書

　 　運用“評審表響應(yīng)法”的要領(lǐng)，首先要避免材料堆砌，而以評審表所確定的評分權(quán)重比例取舍和組織材料。很多人以為材料越多越好，其實恰恰相反，評審專家只關(guān)心評分所涉及的材料，其他與此無關(guān)的材料根本沒有意義，反倒會成為累贅。因此，無關(guān)材料一定要去掉，分值低的材料要簡明扼要，要為標(biāo)書“瘦身”。評標(biāo)專家最頭痛的就是大而無當(dāng)?shù)奶撆謽?biāo)書。

    3.針對客觀分 應(yīng)精心制作《響應(yīng)要素一覽表》

　　 要區(qū)分客觀分和主觀分，并按照不同原則加以處理。

　 　對于客觀分，其處理原則有兩條：一是得分的客觀要素要全，千萬不能有遺漏；二是要把所有與得分相關(guān)的客觀要素摘要出來，按照評審（商務(wù)和技術(shù)）表的評分順序排列成表格，方便評委讀取。對于第一項原則，多數(shù)供應(yīng)商基本都能做到。但對第二項原則，卻甚少有供應(yīng)商能夠做好。常見的錯誤是讓得分要素分散并淹沒在眾多的資料中，以為只要提供了響應(yīng)資料、做出了實質(zhì)響應(yīng)就萬事大吉。這樣做的不利結(jié)果是評委在查找中很可能遺漏某項得分要素的指標(biāo)而導(dǎo)致失分，或者評委在找不到某要素時可能僅憑印象而給出“印象分”，使原本應(yīng)得的高分被埋沒。要知道通常評委對每份標(biāo)書的閱讀時間都極為有限，因此上述情況理論上雖然不應(yīng)發(fā)生，但在實踐中卻很可能發(fā)生甚至是常常發(fā)生。因此，第二項原則極為重要。筆者的建議是，單獨制作一份《響應(yīng)要素一覽表》，把一切得分要素清晰地放在評委眼皮子底下，不但可以避免被評委“漏分”的不利結(jié)果，而且可以給評委留下“精細”、 “專業(yè)”的好印象，為贏得更高主觀分奠定基礎(chǔ)。

　　《響應(yīng)要素一覽表》的具體制作方法，可參照《商務(wù)評審表》和《技術(shù)評審表》的格式和內(nèi)容來制作。對于通常位于左側(cè)的序號和評審內(nèi)容，可以直接套用評審表。這樣一來，響應(yīng)表和評審表的序號和評審－響應(yīng)內(nèi)容就可以做到一一對應(yīng)，極大地方便評審。需要注意的是，響應(yīng)表一定要遵循評審表對各項評審內(nèi)容所設(shè)定的次序，即使在某項評審內(nèi)容要素比較多的情況下，也要保持評審表所設(shè)定的次序，以免產(chǎn)生混亂。遇到某項評審內(nèi)容的要素較多的情況，有兩種處理辦法：一是在該項內(nèi)容不超過５～８行顯示響應(yīng)要素的，可以用在該項內(nèi)容中再細分條目的方法處理；如果響應(yīng)要素需要過多的分行才足以顯示，則可采用另行列表的辦法處理。但該項內(nèi)容在總的響應(yīng)表中的序號應(yīng)保持不變，并在該條目下注明“響應(yīng)內(nèi)容詳見第ｘ頁”。

　　主觀性比較大的評審部分通常在于技術(shù)方案和服務(wù)部分。這部分的處理原則有三：精心響應(yīng)、要素分解和亮點概要。精心響應(yīng)是要針對項目的特點提出精心準(zhǔn)備的響應(yīng)方案。實踐中常見的錯誤是自說自話，按照自己的體系介紹自己的優(yōu)點，缺少針對項目特點的響應(yīng)方案。更離譜的是圖省事而復(fù)制千篇一律的溢美套話。這樣的投標(biāo)方案很難得到專家的認可。相反，要下功夫分析項目特點和需求要點，并對此一一做出響應(yīng)。切不可一套模板打天下，個個項目老一套。要素分解是盡可能把一項評分要素的籠統(tǒng)要求分解成清晰的幾項響應(yīng)要素，以比較均衡的結(jié)構(gòu)一一呈現(xiàn)，有力體現(xiàn)自身的優(yōu)勢。這樣做可以避免以偏概全。做要素分解是一項要求很高、難度也很大的工作。其難度在于不同流派的專家的關(guān)注點可能有差異，如果供應(yīng)商所分解的要素有偏差，就會極大地影響到供應(yīng)商優(yōu)勢的展現(xiàn)。所以，在做要素分解時，要考慮普遍的可接受度，而不能劍走偏鋒。亮點概要就是在整個方案中提煉出幾個突出的亮點，清晰地展示給評委，突出并加強自身方案的優(yōu)點必要時用詢問、質(zhì)疑“倒逼”出評審表內(nèi)容

　　運用“評審表響應(yīng)法”的重要前提和基礎(chǔ)是招標(biāo)文件的評審表詳細反映了招標(biāo)的具體要求。如果實踐中出現(xiàn)缺少評分細則的招標(biāo)文件，“評審表響應(yīng)法”的運用效果就會大打折扣。遇到這種情況，有兩種可行的處理方法：一是缺少評分細則之處僅限于極個別部分，而且并不嚴重時，供應(yīng)商可以在規(guī)定期限內(nèi)要求招標(biāo)采購單位“答疑”，通過“答疑”搞清楚這部分的評審細則。雖然這種方法并不總是能達到目的，但可以促使采購人（或代理機構(gòu)）加以改進。如果缺少具體評審標(biāo)準(zhǔn)的情況比較嚴重，供應(yīng)商可以直接對招標(biāo)文件本身提出質(zhì)疑，要求給出詳細的評分細則。根據(jù)《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》第十八條第８款的規(guī)定，招標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)包括“評標(biāo)方法、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和廢標(biāo)條款”。而所謂“評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)”應(yīng)該是能夠?qū)��?biāo)書進行具體評價的可操作性的標(biāo)準(zhǔn)，最后應(yīng)當(dāng)落實在具體的得分細則上。所以，缺少評分細則和標(biāo)準(zhǔn)的招標(biāo)文件是不適當(dāng)?shù)�，供�?yīng)商可以通過質(zhì)疑的方法使監(jiān)管部門責(zé)成招標(biāo)采購單位加以改進。這是法律賦予供應(yīng)商的一項重要權(quán)利，如果供應(yīng)商對缺少詳細評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的招標(biāo)文件怠于行使這項權(quán)利，那無疑就助長了這種不負責(zé)任的招標(biāo)采購行為，于公于私都非常不利。

　　櫻桃好吃樹難栽，要想享用政府采購這塊蛋糕，就需要下功夫組織好投標(biāo)工作，用好的標(biāo)書來征服評審專家。“評審表響應(yīng)法”就是筆者幫助供應(yīng)商實現(xiàn)這一目的而總結(jié)出的有效投標(biāo)工作方法，希望能助供應(yīng)商成為政府采購的贏家。